سامانه مدیریت فرآیند کمیسیون ماده 5

 

راهنمای کاربران

 

 

 

 

 

 

 

 

 

فهرست مطالب

1.         مقدمه.. 3

1-1 ورود به سامانه. 4

1-2 نقشه. 5

1-2-1       مدیریت لایه‌ها. 6

1-2-2       گزارشات... 7

1-2-3       جستجوی سریع.. 8

1-3 ابزارها 9

1-3-4       تنظیم نمای نقشه.. 10

1-3-5       تعیین مکان... 11

1-3-6       اندازه‌گیری.... 11

1-3-7       اطلاعات عارضه.. 12

1-3-8       جستجوی اطلاعات... 13

1-3-9       نمایش نتایج... 13

1-3-10    ویرایش اطلاعات... 13

2.         اطلاعات... 13

2-1 نمایش اطلاعات عوارض.... 14

2-2 مرور اطلاعات مرتبط.. 15

3.         جستجو. 16

3-1 جستجو بر اساس اطلاعات توصیفی... 17

3-2 جستجوی مکانی... 20

3-3 نمایش و پردازش نتایج.. 22

3-3-1       نمایش اطلاعات مرتبط... 23

3-3-2       اتصال به اطلاعات مرتبط... 25

3-3-3       اعمال فیلتر بر روی نتایج... 27

3-3-4       تنظیم ستون‌های جدول نتایج... 28

3-3-5       نمایش بر روی نقشه.. 30

4.         گزارشگیری... 33

4-1 جمعبندی نتایج.. 33

4-2 ایجاد نمودار. 35

4-3 ذخیره گزارش.... 36

5.         ویرایش..... 37

5-1 ابزار ویرایش.... 37

5-2 ویرایش مکانی (ویرایش هندسه عوارض). 42

5-3 ویرایش اطلاعات مرتبط.. 46

5-4 سوابق ویرایش.... 48

6.         فرآیندها 49

6-1 مدیریت فرآیندها 50

6-2 فرآیند کمیسیون ماده 5. 52

6-2-1       شروع (ثبت درخواست - تشکیل پرونده). 54

6-2-2       منتظر تشکیل پرونده توسط شهرداری.... 58

6-2-3       منتظر بررسی پرونده توسط کارشناس..... 59

6-2-4       پرونده رد شده.. 60

6-2-5       تکميل پرونده 1.. 60

6-2-6       منتظر ثبت نتیجه جلسه کميته فني.... 61

6-2-7       تکميل پرونده 2.. 61

6-2-8       منتظرثبت نتیجه جلسه کميسيون ماده 5.. 62

6-2-9       تکميل پرونده 3.. 63

6-2-10    منتظر بررسي پرونده تاييد شده.. 63

6-2-11    منتظر بررسي پرونده رد شده.. 64

6-2-12    منتظر بررسي شوراي برنامه ريزي و توسعه استان... 65

6-2-13    منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه کميسيون ماده پنج... 65

6-2-14    منتظر بررسي شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران... 65

6-2-15    منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران    66

6-2-16    پرونده تاييد شده.. 66

6-2-17    پرونده رد شده منتظر ارسال نامه رد درخواست.... 66

6-3 فرآیند درخواست ثبت ویرایش.... 67

6-3-1       شروع (تعیین تغییرات و ارسال برای ثبت):. 68

6-3-2       منتظر تایید و ثبت تغییرات:. 71

6-3-3       بازبینی و ارسال مجدد برای ثبت.... 73

7.         مدیریت کاربران و تنظیم دسترسی‌ها 74

7-1 تعریف یا ویرایش اطلاعات کاربری... 74

7-2 تعیین عضویت کاربران در نقش‌های مختلف... 76

8.         مدیریت دسترسی فرآیندها 76

8-1 تعیین آغاز کننده فرآیند. 77

8-2 تعیین مالکین فرآیند در هر گام. 77

1. مقدمه

سامانه مدیریت فرآیند کمیسیون ماده 5 ، یک نرم افزار  تحت شبکه  می‌باشد که امکانات مورد نیاز به منظور جستجو، نمایش و ویرایش اطلاعات مکانی و توصیفی موجود در پایگاه داده کمیسیون ماده 5 را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند با ورود به این سامانه از طریق شبکه ارتباطی داخلی و یا اینترنت به امکانات این نرم افزار (متناسب با سطوح دسترسی از پیش تعیین شده) دسترسی پیدا کنند. در این راهنما تلاش می‌شود که با یک روش گام به گام، کاربران با قسمت‌های مختلف نرم‌افزار آشنا شوند.

1-1 ورود به سامانه

به منظور ورود به سامانه می‌توانید از مرورگرهای اینترنتی معمولی استفاده نمایید. این سامانه برای استفاده در محیط مرورگرهای  Internet Explorer 8,9,10,11، Opera، Firefox، Safari و Google Chrome آزمایش شده است. استفاده از مرورگر Google Chrome به­دلیل سرعت بیشتر در پردازش اطلاعات، توصیه می‌شود. برای ورود به سامانه، کاربر آدرس سامانه را در مرورگر مورد نظر خود وارد می‌کند. پس از بارگذاری، صفحه اولیه نرم افزار مطابق شکل 1 نمایش داده می‌شود.

شکل 1: صفحه اولیه نرم افزار

در این صفحه نام کاربری و گذرواژه خود را وارد کنید و پس از پاسخ به سوال نمایش داده شده بر روی دکمه "Log in" کلیک کنید. در صورتی که می‌خواهید در مراجعات بعدی نیاز به ورود مجدد نام کاربری و گذر واژه نداشته باشید گزینه "مرا به یاد داشته باش؟" را چک بزنید.

توجه: در صورتی از گزینه "مرا به یاد داشته باش؟" استفاده کنید که از عدم دسترسی اشخاص دیگر به رایانه خود مطمئن باشید.

توجه: بعد از ورود به سامانه ممکن است مرورگر شما سوالی مبنی بر ذخیره نام کاربری و گذرواژه از شما بپرسد. در این حالت نیز در صورتی از این امکان استفاده کنید که مطمئن باشید شخص دیگر به رایانه شما دسترسی ندارد.

توجه: به منظور جلوگیری از احتمال دسترسی غیر مجاز افراد دیگر به این سامانه، سعی شود که از شبکه‌های ناامن مانند کافی نت‌ها و ... برای ورود به این سامانه استفاده نشود و در صورت استفاده نیز حتما موارد ایمنی ذکر شده در بالا، در نظر گرفته شود.

1-2 نقشه

پس از ورود کاربر به سامانه صفحه حاوی نقشه پس­زمینه نمایش داده می‌شود. در این سامانه از نقشه پایه OSM [1] استفاده شده است. شکل 2 نمای کلی این صفحه به همراه نقشه پس­زمینه را نمایش می‌دهد.

شکل 2: صفحه اصلی نمایش نقشه

در قسمت بالای این صفحه منوی اصلی قرار دارد که می‌توانید برای ورود به سایر بخش‌های سامانه از آن استفاده کنید. البته ممکن است متناسب با نوع دسترسی کاربر به سامانه، گزینه‌های مختلفی در این قسمت نمایش داده شود.

در بخش اصلی این صفحه، نقشه مربوط به کاربر جاری نمایش داده می‌شود. در بالای این قسمت ابزارهای کاری به صورت نواری از آیکن­ها نمایش داده می‌شود. در سمت راست نقشه یک صفحه کشویی وجود دارد که سایر امکانات مربوط به لایه‌های نقشه، گزارشات آماده و ... را در بر دارد. در ادامه جزئیات مربوط به این بخش‌ها تشریح می‌شود.

1-2-1 مدیریت لایه‌ها

شکل 3 بخش مربوط به مدیریت لایه‌ها و اطلاعات نقشه را نمایش می‌دهد. در این قسمت فهرست لایه‌ها و جداول موجود در نقشه جاری در قالب یک ساختار درختی نمایش داده می‌شود. با انتخاب () و یا عدم انتخاب () چک­باکس کنار نام هر لایه می‌توان آن لایه را روشن و یا خاموش نمود. همچنین با کلیک بر روی نام جدول یا لایه، آن جدول یا لایه به عنوان پیشفرض ورودی برای سایر ابزارهای مربوط مثلا ابزار جستجو قرار می گیرد.

شکل 3: مدیریتلایه ها و اطلاعات

توجه داشته باشید که بعضی از لایه ها فقط در صورتی که بزرگنمایی نقشه در حالت مناسب باشد،  بر روی نقشه نمایش داده می شوند. نام این لایه ها در حالتی که بزرگ­نمایی نقشه در حالت مجاز نباشد به صورت کمرنگ نمایش داده می شود.

1-2-2 گزارشات

در بخش گزارشات (شکل 4) فهرست دسته بندی شده گزارشات آماده که توسط خود کاربر و یا مدیر سامانه قبلا تولید و ذخیره شده­اند، قرار دارد. با دو بار کلیک بر روی نام هر گزارش می‌توان آن­ را اجرا نمود.

شکل 4: گزارشات

از دکمه به­منظور بازیابی گزارشات ایجاد شده استفاده نمایید. به­هنگام اجرای گزارش، سامانه روال مورد نیاز برای تولید و نمایش گزارش را به ترتیب انجام می دهد. چنان­چه گزارش قبلا توسط خود کاربر ایجاد شده باشد، کاربر می‌تواند توسط دکمه ، آن گزارش را از فهرست گزارشات حذف کند.

1-2-3 جستجوی سریع

به منظور جستجوی سریع یک پرونده می توان از بخش در  نظر گرفته شده (شکل 5) استفاده کرد. در این قسمت کافی است شماره پرونده مورد نظر را وارد کنید و دکمه جستجو را کلیک کنید. در صورت یافت شدن اطلاعات پرونده، آن اطلاعات در پنجره نتایج نمایش داده می شود. چنانچه پنجره ویرایش باز باشد، اطلاعات یافت شده به منظور انجام ویرایش در این پنجره نمایش داده خواهد شد.

شکل 5: جستجوی سریع (پرونده)

علاوه بر یافتن یک پرونده می توان اطلاعات مربوط به جلسه کمیسیون و یا نامه ها را نیز در این قسمت جستجو کرد. به منظور یافتن اطلاعات دیگر و  یا جستجو بر اساس جزئیات بیشتر می توان از ابزار جستجو  استفاده نمود.

در قسمت نشان ها (شکل 6) می توان محل های روی نقشه را بر اساس محدوده نمایش و یا موقعیت نقطه برای ارجاعات بعدی نشان‌گذاری کرد. با کلیک بر روی عنوان هر محدوده یا نقطه ثبت شده، بزرگنمایی نقشه به محدوده مورد نظر تنظیم می‌شود.

شکل 6: جستجوی سریع (نشان ها)

برای ایجاد یک محدوده جدید، ابتدا نمایش نقشه را به محدوده مورد نظر تنظیم کنید و سپس دکمه  را کلیک کنید. سامانه با دریافت نام محدوده از شما، محدوده مورد نظر را ثبت می کند. همچنین در صورت نیاز به نمایش دقیق محل به صورت یک نقطه می توانید از ابزار   استفاده کنید. پس از کلیک بر روی این ابزار محل نقطه مورد نظر را بر  روی نقشه با کلیک ماوس مشخص کنید و با تعیین یک نام برای نقطه اطلاعات را ثبت کنید. برای حذف یک محدوده یا نقطه می توانید از دکمه  استفاده کنید.

 

1-3 ابزارها

در قسمت بالای محل نمایش نقشه، نوار ابزارها قرار دارد (شکل 7).

شکل 7: نوار ابزارها

نوار ابزارها شامل ابزارها و امکانات مورد نیاز کاربر برای کار با سامانه می‌باشد. در ادامه به تشریح هر کدام از ابزارهای فوق می­پردازیم.

1-3-4 تنظیم نمای نقشه

به منظور بزرگ­نمایی، کوچک­نمایی و جابجایی به بخش‌های مختلف نقشه می‌توان از این ابزارها استفاده کرد:

·     بزرگ­نمایی: از این ابزار به منظور بزرگ­نمایی به محل مورد نظر استفاده می‌شود. برای استفاده، ابتدا توسط کلیک بر روی این ابزار، آن را به عنوان ابزار جاری انتخاب کنید و سپس با ترسیم یک چهارضلعی بر روی نقشه، محدوده نمایش نقشه را به محدوده مورد نظرتان تنظیم کنید. برای ترسیم چهارضلعی باید بر روی نقشه کلیک کنید و بدون رها کردن دکمه سمت چپ ماوس، نشانگر ماوس را حرکت دهید تا چهارضلعی بر روی نقشه نمایش داده شود. با رها کردن دکمه سمت چپ ماوس، ترسیم چهار ضلعی نیز پایان می‌یابد.

·     کوچک­نمایی: از این ابزار به منظور کوچک کردن نمایش نقشه استفاده می‌شود. برای استفاده همانند ابزار بزرگ­نمایی ابتدا توسط کلیک بر روی آیکن مربوطه، این ابزار را به عنوان ابزار جاری انتخاب کنید و سپس با ترسیم یک چهارضلعی بر روی نقشه، محدوده نمایش نقشه را به محدوده مورد نظرتان تنظیم کنید.

·     جابجایی: از این ابزار برای جابجا کردن محدوده نمایش داده شده در نقشه استفاده می‌شود. برای این کار ابتدا این ابزار را انتخاب کنید و سپس توسط نشانگر ماوس محدوده نقشه را جابجا کنید. لازم به ذکر است که استفاده از این ابزار به­صورت پیش­فرض با دکمه سمت چپ ماوس نیز امکان­پذیر می­باشد.

·     نمای کلی: با کلیک بر روی این آیکن، بزرگ­نمایی نقشه به­گونه­ای تغییر می‌کند که محدوده تمام عوارض روی نقشه را پوشش دهد.

·            نمای قبل و بعد: توسط این ابزارها می‌توان نماهای قبلی و بعدی را بازیابی نمود.

1-3-5 تعیین مکان

از ابزار تعیین مکان () به منظور پیدا کردن یک موقعیت بر روی نقشه توسط مختصات آن موقعیت استفاده می‌شود. با کلیک بر روی نماد این ابزار، پنجره تعیین مکان (شکل 8) نمایش داده می‌شود.

شکل 8: تعیین مکان

در این پنجره مختصات نقطه مورد نظر را (بر اساس سیستم مختصات انتخاب شده) وارد کنید و توسط دکمه‌های  و  به موقعیت مورد نظر (که با یک علامت نقطه‌ای بر روی نقشه مشخص می‌شود) جابجایی و یا بزرگ­نمایی انجام دهید. این نقطه به­صورت پیش­فرض در مرکز نقشه قرار گرفته است که با وارد کردن مختصات نقطه مورد نظر به موقعیت آن نقطه هدایت می­شود. با انتخاب ابزار   موقعیت مورد نظر بر روی نقشه ثبت می­شود و با انتخاب ابزار  از روی نقشه حذف می­شود. ابزار  نیز برای نمایش موقعیت GPS مورد استفاده قرار می­گیرد. پس از انتخاب این ابزار درصورتی که مرورگر شما به اطلاعات GPS دسترسی داشته باشد، مختصات GPS به عنوان مکان مورد نظر وارد می شود و سپس توسط دکمه‌های  و   می توان مکان GPS را بر روی نقشه مشاهده کرد.

1-3-6 اندازه‌گیری

با استفاده از ابزار اندازه­گیری می‌توان مختصات، فاصله و مساحت را تعیین نمود. با کلیک بر روی این نماد () پنجره مربوط به اندازه‌گیری مطابق شکل 9 نمایش داده می‌شود.

شکل 9: اندازه گیری

در این پنجره در صورت نیاز ابتدا نوع اندازه‌گیری را با انتخاب نماد مربوطه ( مختصات،  طول ویا   مساحت) تعیین کنید. برای نمایش مختصات، نقطه مورد نظر را بر روی نقشه کلیک کنید. برای اندازه‌گیری فاصله و مساحت نیز می‌توانید مسیر خطی شکل و یا یک چند‌ضلعی را بر روی نقشه با کلیک کردن ترسیم نمایید. با انجام هر کلیک، طول و یا مساحت شکل ترسیم شده بر اساس سیستم مختصات انتخاب شده، نمایش داده خواهد شد. به­عنوان مثال با انتخاب ابزار  می­توانید ابعاد یک قطعه را اندازه­گیری نمایید. به این صورت که پس از انتخاب این ابزار نقطه شروع را انتخاب کرده و با کلیک نقاط مسیر را مشخص کنید. با دابل کلیک کردن به عملیات ترسیم پایان می­دهید. به این ترتیب طول اندازه­گیری شده هم در پنجره اندازه­گیری و هم به­صورت گرافیکی بر روی طول اندازه­گیری شده نمایش داده می­شود.

برای اندازه­گیری محیط و مساحت نیز پس از انتخاب ابزار ، اقدام به ترسیم یک چندضلعی کنید و با دابل کلیک کردن به عملیات ترسیم پایان دهید. با انجام این کار محیط و مساحت قطعه مورد نظر برای شما نمایش داده می­شود. همچنین ابعاد قطعه مورد نظر نیز بر روی نقشه نمایش داده می­شود.

چنانچه ترسیماتی (مثلا توسط ابزارهای تعیین مکان، اندازه گیری، اطلاعات عارضه و یا جستجو) از قبل بر روی نقشه موجود باشد، می‌توان با فعال نمودن دکمه ‌ به نقاط و رئوس و با فعال کردن دکمه  به اضلاع اشکال موجود بر روی نقشه متصل شد تا اندازه‌گیری‌های دقیق­تری انجام شود.

1-3-7 اطلاعات عارضه

از این ابزار () به منظور استخراج اطلاعات عارضه با کلیک بر روی نقشه استفاده می‌شود. برای جزئیات بیشتر به بخش اطلاعات مراجعه کنید.

1-3-8 جستجوی اطلاعات

انتخاب ابزار جستجوی اطلاعات ()، پنجره جستجوی اطلاعات را نمایش می‌دهد. جزئیات مربوط به این ابزار در بخش جستجو تشریح شده است.

1-3-9 نمایش نتایج

انتخاب ابزار نتایج ()، منجر به نمایش پنجره نتایج می‌شود. جزئیات مربوط به این پنجره در بخش نمایش  و پردازش نتایج  تشریح شده است.

1-3-10                ویرایش اطلاعات

انتخاب ابزار ویرایش اطلاعات () پنجره ویرایش اطلاعات را نمایش می‌دهد. جزئیات مربوط به این ابزار در بخش ویرایش تشریح شده است.

2. اطلاعات

به منظور مشاهده و بررسی اطلاعات توصیفی و مکانی عوارض و جداول، و همین­طور ارتباطات موجود بین آن‌ها می‌توان از ابزار "اطلاعات" استفاده کرد. نقطه شروع بررسی این اطلاعات محل کلیک کاربر بر روی نقشه است.

شکل 10: پنجره اطلاعات

2-1 نمایش اطلاعات عوارض

برای نمایش اطلاعات عوارض ابتدا ابزار اطلاعات () را از نوار ابزار انتخاب کنید و سپس بر روی عارضه یا عوارض مورد نظر نمایش داده شده بر روی نقشه کلیک کنید. با این کار سامانه در محدوده کلیک شما جستجو می کند و چنان­چه جستجو نتیجه‌ای ‌داشته باشد، آن­ را در فهرست اطلاعات توصیفی (شکل 11) نمایش می‌دهد. جستجو در محل کلیک (روی نقشه) بر روی تمام لایه‌های روشن انجام می‌شود و تمام یافته‌ها به فهرست اطلاعات توصیفی و به تفکیک نام لایه اضافه می‌شود. با کلیک بر روی هر یک از رکوردهای افزوده شده، اطلاعات توصیفی مربوط به آن عارضه (در سمت چپ پنجره اطلاعات)، نمایش داده می‌شود.

به­عنوان مثال در شکل 11 با فعال کردن ابزار اطلاعات و انتخاب پرونده مورد نظر، اطلاعات توصیفی آن پرونده در سمت چپ پنجره اطلاعات نمایش داده می­شود.

با هر بار کلیک مجدد بر روی نقشه، نتایج جستجوی جدید به فهرست اطلاعات موجود افزوده می‌شود. در صورت نیاز می‌توان نتایج جستجوهای قبلی را با استفاده از گزینه  از فهرست اطلاعات توصیفی حذف کرد.

شکل 11: نمایش اطلاعات عوارض (جزئیات)

می‌توان موقعیت مکانی عارضه انتخاب شده را به صورت یک شکل هندسی مجزا بر روی نقشه نمایش داد. از این اشکال هندسی می‌توان به هنگام ویرایش یا اندازه‌گیری برای کپی­برداری یا اسنپ کردن استفاده کرد. برای نمایش دادن اشکال هندسی عوارض بر روی نقشه ابتدا بر روی نام عارضه یا نام لایه در فهرست اطلاعات توصیفی کلیک راست کنید و گزینه "نمایش روی نقشه" را کلیک کنید. با این کار عارضه مورد نظر به همراه شکل هندسی آن به فهرست "نمایش عوارض روی نقشه" افزوده خواهد شد.

 

2-2 مرور اطلاعات مرتبط

اطلاعات مختلف موجود در پایگاه داده ممکن است بر اساس نوع و کاربرد با یکدیگر ارتباط داشته باشند. از طریق دنبال کردن این ارتباطات می‌توان به اطلاعات خاص مورد نظر رسید. مثلا هر پرونده با جدول "نظر کمیسیون ماده 5 " در ارتباط است. یعنی می‌توان از طریق اطلاعات یک پرونده به اطلاعات "نظر کمیسیون ماده 5" مربوط به آن رسید و برعکس.

برای انجام این­کار از ابزار اطلاعات عارضه استفاده کنید و بر روی پرونده مورد نظر کلیک نمایید. در پنجره اطلاعات بر روی علامت  کلیک کنید تا روابط مربوط به پرونده نمایش داده شوند.

شکل 12: مرور اطلاعات مرتبط

همین کار را می توانید برای سایر اطلاعات نیز انجام دهید.

 

3. جستجو

یکی از اهداف اصلی سامانه اطلاعات مکانی، جستجوی اطلاعات بر اساس شرایط مختلف اطلاعاتی و مکانی می‌باشد. در این سامانه نیز این امکان فراهم شده است تا بتوان بر اساس نیاز کاربران انواع مختلف جستجو‌ها را بر اساس اطلاعات موجود در پایگاه داده مکانی انجام داد.

با انتخاب نماد  از نوار ابزار اصلی، پنجره جستجو نمایش داده می‌شود (شکل 13).

شکل 13: پنجره جستجو

در ادامه‌ به تشریح روش‌های مختلف جستجو با استفاده از این ابزار می‌پردازیم.

3-1 جستجو بر اساس اطلاعات توصیفی

قبل از انجام جستجو ابتدا باید لایه یا جدول هدف را انتخاب کرد. برای انتخاب سریع می‌توانید حروف ابتدای نام لایه یا جدول را در قسمت مربوطه وارد کنید تا سریع­تر بتوانید آن را بیابید. چنانچه در فهرست لایه‌ها، لایه یا جدول جاری تعیین شده باشد، به­هنگام نمایش پنجره جستجو نام آن به عنوان لایه یا جدول هدف به صورت پیش­فرض انتخاب می‌شود. پس از انتخاب نام لایه یا جدول، در قسمت جستجوی ساده می‌توانید مقادیر مورد جستجو را در مورد هر یک از فیلدهای اطلاعاتی وارد کنید. برای مثال در شکل 14 جستجو برای یافتن رکوردهایی از جد.ل پرونده  که مقدار فیلد "نوع پرونده" آن‌ها "تغییر کاربری" است، تنظیم شده است.

شکل 14: جستجوی ساده

با شروع عملیات جستجو نتایج جستجو در پنجره نتایج نمایش داده خواهد شد. جزئیات مربوط به پنجره نتایج در بخش نمایش و پردازش نتایج آورده شده است.

چنانچه نیاز به ترکیبات پیچیده­تری برای جستجو باشد می‌توان از قسمت "عبارت جستجو" (شکل 15) برای ساختن عبارت جستجوی پیچیده­تر استفاده کرد. برای این کار ابتدا فیلد مورد نظر برای افزودن به عبارت جستجو را انتخاب کنید سپس عملگر مورد نظر و در صورتی که عملگر نیاز به یک مقدار داشته باشد مقدار را در بخش مربوطه وارد کنید. فعال کردن گزینه () موجب می‌شود که مقادیر موجود در پایگاه داده برای فیلد انتخاب شده فهرست شود تا بتوان از آن‌ها برای ساختن عبارت جستجو استفاده کرد.

شکل 15: عبارت جستجو

با کلیک بر روی  شرط تعیین شده به متن عبارت جستجو افزوده می‌شود. برای ترکیب منطقی شرایط مختلف به صورت پیش­فرض از عملگر AND استفاده می‌شود ولی شما می‌توانید در صورت نیاز از عملگرهای OR و NOT نیز استفاده کنید. برای مثال عبارت جستجو در شکل 15 کلیه پرونده هایی که مقدار فیلد تاریخ نامه شهرداری (MuncipalityLetter_Date) آن‌ها بیشتر از (بعد از تاریخ) "1394/07/16"  باشد را انتخاب می کند. اگر بخواهیم پرونده‌هایی  که تاریخ نامه شهرداری آن‌ها بین "1394/07/16" و "1394/07/30" باشد انتخاب شوند عبارت جستجویی به شکل زیر نیاز است:

(MuncipalityLetter_Date > '1394/07/16') AND (MuncipalityLetter_Date < '1394/07/30')

در صورتی که منظور ما یافتن پرونده‌هایی باشد که تاریخ نامه شهرداری آن‌ها در این بازه زمانی نباشند، عبارت جستجو به شکل زیر خواهد بود:

NOT ((MuncipalityLetter_Date > '1394/07/16') AND (MuncipalityLetter_Date < '1394/07/30'))

عبارت بالا را می‌توان به صورت زیر نیز بکار برد:

(MuncipalityLetter_Date >= '1394/07/16') OR (MuncipalityLetter_Date >= '1394/07/30')

 

در مورد استفاده از فیلدهایی که مقدار آن‌ها رشته متنی است یعنی عدد نیستند باید مقادیر مورد جستجو در یک جفت علامت تک کوتیشن (') قرار گیرد. همچنین در مورد فیلدهای متنی می‌توان از نوع خاصی از عملگرها به نام LIKE استفاده کرد. این عملگر به ما اجازه می‌دهد که یک الگوی خاص از متن نوشته شده را جستجو کنیم. یعنی نیاز نیست که کل متن موجود در اطلاعات با متن جستجوی ما برابر باشد. برای این کار از دو حرف (کاراکتر) "%" و "_" استفاده می‌شود. به اینصورت که حرف "%" نمایانگر هر تعداد حرف دلخواه (0 تا هر تعداد)  و حرف "_" نشانگر تنها یک حرف دلخواه می باشد. برای مثال در عبارت زیر رکوردهایی که تاریخ نامه شهرداری آن ها هریک از روزهای ماه مهر سال 1394 باشد را انتخاب می‌کند.

(MuncipalityLetter_Date LIKE '1394/07/%')

لازم به یادآوری است که در مورد مقادیر فیلدهای متنی، فاصله موجود در متن‌ها به عنوان کاراکتر مجزا در نظر گرفته می‌شود.

علاوه بر موارد بالا عبارت‌های جستجو می‌توانند نشانگر روابط بین مقادیر فیلدها هم باشند. مثل عبارت زیر:

(RequestLetter_Date > MuncipalityLetter_Date)

در صورتی که نیاز به تعیین مواردی از اطلاعات باشد که در آن‌ها فیلد خاصی مقدار دهی نشده باشد، باید از عملگر IS NULL  (که در فهرست عملگرها با عنوان "خالی" مشخص شده است) استفاده کرد. این عملگر فقط نیاز به نام فیلد دارد. برای نمونه در مثال قبل اگر هدف یافتن رکوردهایی از جدول پرونده باشد که فیلد تاریخ نامه شهرداری  (MuncipalityLetter_Date) آن‌ها خالی (NULL) است، عبارت جستجو به صورت زیر خواهد بود.

(MuncipalityLetter_Date IS NULL)

3-2 جستجوی مکانی

یکی از مشخصه‌های اصلی سامانه اطلاعات مکانی امکان جستجوی اطلاعات بر اساس موقعیت مکانی آن‌ها در نقشه و همچنین قرارگیری نسبت به سایر اطلاعات مکانی می‌باشد. پنجره جستجو امکان انجام این نوع جستجو‌ها را نیز (به همراه جستجو بر اساس اطلاعات توصیفی) فراهم می‌کند. یعنی این­که کاربر می‌تواند علاوه بر تعیین عبارت جستجو، شرایط مکانی جستجو را نیز تعیین کند. شکل 16 جزئیات این قسمت از پنجره جستجو را نمایش می‌دهد.

شکل 16: جستجوی مکانی

به منظور تعیین شرایط مکانی ابتدا باید محدوده جستجو را مشخص کنید. برای این کار می‌توانید از ابزار در نظر گرفته شده برای ترسیم نقطه ، دایره، چهارضلعی، خط ، و چندضلعی  استفاده کنید. پس از انتخاب هر کدام از این ابزارها، توسط ماوس بر روی نقشه، شکل هندسی مورد نظر را ترسیم کنید. شما می‌توانید بیش از یک شکل را ترسیم کنید. در صورت نیاز می‌توانید با کلیک بر روی نماد  و استفاده از پنجره اطلاعات شکل های هندسی عوارض فهرست شده در پنجره اطلاعات را انتخاب و به عنوان عوارض محدوده جستجو اضافه کنید. در صورت عدم نیاز به این اشکال هندسی‌ آن‌ها را با استفاده از دکمه  حذف کنید. انتخاب گزینه "عوارض یافت شده انتخاب شوند" موجب می‌شود که نتایج جستجو به صورت یک لایه مجزا بر روی نقشه نمایش داده شوند. بدین ترتیب محل نتایج بر روی نقشه مشخص می‌شود.

بعد از تعیین عوارض محدود کننده جستجو باید گزینه "جستجوی عوارضی که" چک خورده باشد. در غیر این صورت آن را چک بزنید. سپس نوع رابطه مکانی میان عوارض لایه هدف (یعنی عوارضی که قرار است به عنوان نتیجه جستجو انتخاب شوند) و عوارض یا اشکال هندسی تعیین شده به عنوان محدوده جستجو را مشخص کنید. و سپس با انتخاب دکمه "انجام جستجو" عملیات جستجو را انجام دهید.

به­عنوان مثال فرض کنید بخواهید پرونده هایی که در درون محدوده جستجو قرار دارند را بیابید. برای انجام این­کار، لایه پرونده را انتخاب کنید و پس از چک زدن گزینه "جستجوی عوارضی که"، شرط مکانی "درون محدوده جستجو قرار دارند" را انتخاب نمایید. سپس محدوده جستجو را بر روی نقشه مشخص کنید و بر روی دکمه انجام جستجو کلیک نمایید. شکل 17 نحوه انتخاب پرونده های درون محدوده استان تهران را با استفاده از ابزار   نشان می دهد.

شکل 17: اعمال شروط مکانی

اگر نیاز است که در فاصله خاصی از عوارض تعیین شده، جستجو انجام شود، میزان فاصله را در قسمت "اعمال فاصله بافر حول عوارض محدوده جستجو" وارد کنید.

 

3-3 نمایش و پردازش نتایج

همان­طور که در بخش جستجو گفته شد، نتایج جستجوهای مختلف در پنجره نتایج، نمایش داده می‌شود. بعد از اینکه نتایج در این پنجره افزوده شدند، اعمال مختلف دیگری مانند یافتن اطلاعات مرتبط موجود در جداول دیگر، اتصال با جداول مرتبط دیگر، نمایش نتایج بر روی نقشه با نماد دلخواه، ذخیره نتایج و تولید گزارش قابل انجام است. شکل 18 نمونه‌ای از پنجره نتایج به همراه سه مورد از نتایج مختلف را نشان می‌دهد.

شکل 18: پنجره نتایج

مجموعه نتایج هر جستجو به صورت یک قسمت مجزا با نام جدول یا لایه مورد جستجو نمایش داده می‌شود. چنانچه نتایج مربوط به یک جدول غیر مکانی باشد علامت  در کنار نام آن جدول قرار می‌گیرد. در صورتی که نتایج مربوط به یک لایه از نوع سطحی، خطی و یا نقطه‌ای باشد علامت‌های ،  ویا  در کنار نام لایه نمایش داده می‌شود. در صورتی که نتایج مربوط به یک لایه باشند ولی شامل اشکال هندسی عوارض نباشند (مثلا در پنجره جستجو گزینه "عوارض یافت شده انتخاب شوند" فعال نشده باشد ) فقط علامت  در کنار نام لایه نمایش داده می‌شود.

چنانچه تعداد رکورها (سطرها)ی نتایج زیاد باشد، این نتایج به صورت صفحه‌بندی شده ارائه می‌شوند که می‌توان با استفاده از علامت‌های مربوط ()صفحات مختلف را بارگذاری کرد.

3-3-1                      نمایش اطلاعات مرتبط

چنانچه اطلاعاتی که در پنجره نتایج نمایش داده می‌شوند با سایر لایه‌ها یا جداول پایگاه داده مرتبط باشند، می‌توان این ارتباطات را دنبال کرد. به­عنوان مثال می­توان کلیه رکورد های جدول "نظر کمیسیون ماده 5" که با اطلاعات پرونده های فهرست شده در پنجره نتایج در ارتباط هستند را نمایش داد. بدین منظور در جدول نتایج بر روی دکمه گزینه‌ها () واقع در بالای نتایج کلیک کنید تا منوی گزینه‌ها نمایش داده شود. در صورتی که ارتباطی با سایر جداول یا لایه‌ها در پایگاه داده دیده شده باشد زیر منوی "اطلاعات مرتبط" به همراه فهرست روابط در این منو وجود خواهد داشت (شکل 19).

شکل 19: نمایش اطلاعات مرتبط (انتخاب رابطه)

با انتخاب هر یک از روابط موجود در زیر منوی "اطلاعات مرتبط"، فهرست رکوردهایی از جدول یا لایه طرف دیگر رابطه که با رکورد‌های نتایج فعلی مرتبط هستند به صورت یک بخش مجزا به پنجره نتایج افزوده می‌شوند (شکل 20).

شکل 20: نمایش اطلاعات مرتبط

باید دقت شود که نتایج نمایش داده شده در این حالت به صورت کلی است و جزئیات ارتباط بین رکوردهای دو جدول را در نظر نمی‌گیرد. یعنی این­که اطلاعات موجود در جدول دوم به صورت کلی با اطلاعات جدول اول مرتبط هستند و این­که کدام دو رکورد از جدول‌ها با هم در ارتباط هستند مشخص نیست. در واقع ممکن است رکورد یا رکوردهایی در جدول مبدأ وجود داشته باشد که در جدول مقصد رکورد مرتبطی نداشته باشند و یا رکورد‌هایی در جدول مرتبط وجود داشته باشد که با بیش از یک رکورد در جدول مبدا در ارتباط باشند.

از آن­جایی که اطلاعات جدید نمایش داده شده هم، خود ممکن است با لایه‌ها و جداول دیگر در ارتباط باشند، می‌توان این ارتباطات را دنبال نمود تا به نتایج مورد نیاز رسید. مثلا در صورتی که با دنبال کردن رابطه موجود بین پرونده و نظر کمیسیون ماده 5  به فهرست نظرات رسیده باشیم، می‌توان از فهرست نظرات به فهرست جلسات کمیسیون ماده 5 رسید (شکل 20). البته قبل  از دنبال کردن یک رابطه، می‌توان فهرست رکوردهای موجود را بر اساس شرایط اطلاعات توصیفی فیلتر نمود (اعمال فیلتر بر روی نتایج). مثلا قبل از این­که رابطه بین نظر کمیسیون ماده 5  و کمیسیون ماده 5 را دنبال کنیم می‌توانیم با اعمال یک فیلتر فقط نظراتی با شرایط خاص ( مثلا نظراتی که نتیجه کمیسیون موافقت بوده است ) را انتخاب نمود و سپس فهرست جلسات کمیسیون ماده 5 مربوط را نمایش داد.

3-3-2 اتصال به اطلاعات مرتبط

در بخش قبل (نمایش اطلاعات مرتبط)، نحوه نمایش اطلاعات مرتبط با نتایج موجود در پنجره نتایج تشریح شد. در بعضی از موارد نیاز به مشخص بودن تناظر یک‌به‌یک بین رکوردهای جدول مبدأ و جدول مقصد وجود دارد، یعنی این­که مشخص باشد هر یک از رکوردهای جدول مبدا با کدام رکورد یا رکوردهای جدول مقصد در ارتباط است. بدین منظور می‌توان از گزینه "اتصال به اطلاعات مرتبط" استفاده کرد (شکل 21).

شکل 21: اتصال به اطلاعات مرتبط (انتخاب رابطه)

در این حالت نیز اطلاعات مرتبط با رکورد (سطر)های موجود پیدا می‌شوند ولی به­جای این­که بصورت مجزا نمایش داده شوند، به صورت فیلد (ستون)های جدید به جدول نتایج موجود افزوده می‌شوند. هر رکورد جدید از جدول مقصد در ادامه رکورد مرتبط در جدول مبدأ قرار می‌گیرد (شکل 22). چانچه یک رکورد از جدول مبدأ با هیچ رکوردی از جدول مقصد در ارتباط نباشد، مقادیر فیلدهای جدید خالی خواهد بود. و چنانچه یک رکورد از جدول مبدأ با بیش از یک رکورد از جدول مقصد در ارتباط باشد، آن رکورد به تعداد مورد نیاز تکرار می‌شود و اطلاعات هر یک از رکوردهای مرتبط در ادامه یکی از این رکوردهای تکرار شده قرار می‌گیرد.

 

 

شکل 22: اتصال به اطلاعات مرتبط

پس از اتصال دو جدول، جدول نتیجه جدید هم مانند سایر نتایج قابل استفاده است، یعنی کلیه کارهایی که با یک جدول قابل انجام است، با این جدول نیز می‌توان انجام داد. اعمالی مانند نمایش اطلاعات مرتبط، اتصال به اطلاعات مرتبط، فیلتر کردن نتایج بر اساس اطلاعات توصیفی، تولید گزارش و نمایش بر روی نقشه را با این جدول ترکیبی نیز می‌توان انجام داد.

3-3-3 اعمال فیلتر بر روی نتایج

رکورد (سطر)های جدول نتایج موجود در پنجره اطلاعات را می‌توان بر اساس مقادیر اقلام‌توصیفی (ستون‌ها) فیلتر نمود. یعنی این­که می‌توان برای نمایش رکوردها شرایطی تعیین کرد. تعیین این شرایط مانند تعیین شرایط جستجوی توصیفی بر روی لایه‌ها یا جداول اطلاعاتی می‌باشد (جستجو بر اساس اطلاعات توصیفی). برای اعمال فیلتر بر روی نتایج از منوی "گزینه‌ها"، گزینه "فیلتر" را انتخاب کنید تا پنجره فیلتر متناسب با جدول نتایج نمایش داده شود. شکل 23 نمونه این پنجره برای فیلتر کردن نتایج مربوط به پرونده-نظر کمیسیون ماده 5  را نشان می‌دهد.

شکل 23: اعمال فیلتر بر روی نتایج

اگر جدول نتایج با استفاده از روابط موجود به جداول دیگر متصل شده باشد، می‌توان از اقلام توصیفی اطلاعات مرتبط نیز در عبارت جستجوی مربوط به فیلتر استفاده کرد. برای مثال در شکل 23 در عبارت جستجو از فیلد نتیجه کمیسیون (که فیلدی از جدول نظر کمیسیون ماده 5 می‌باشد) استفاده شده است.

3-3-4 تنظیم ستون‌های جدول نتایج

با انتخاب گزینه "ستون‌های جدول" از منوی گزینه‌ها می‌توانید بعضی از مشخصات جدول نتایج را تعیین کنید. با انتخاب این گزینه پنجره‌ای مانند شکل 24 نمایش داده می‌شود.

شکل 24: افزودن ستون محاسباتی جدید

در این پنجره مشخصات ستون‌های جدول نتایج مربوط به لایه یا جدول اطلاعاتی نمایش داده می‌شود. کاربر می‌تواند عنوان ستون، نمایش یا عدم نمایش یک ستون و همین­طور روش مرتب‌سازی سطرهای جدول را تعیین کند.

در صورت نیاز می‌توان یک یا چند ستون محاسباتی را به جدول اضافه نمود. ستون‌های محاسباتی، ستون‌هایی هستند که مقدار آن‌ها بر اساس مقادیر یک یا چند ستون دیگر به­دست می‌آید. برای ایجاد یک ستون محاسباتی باید دکمه "افزودن ستون محاسباتی جدید" را کلیک کنید و نام لاتین ستون را معرفی نمایید. با تعیین نام فیلد، یک سطر به انتهای مشخصات ستون‌های موجود افزوده خواهد شد. در این سطر سایر مشخصات ستون جدید مانند عنوان (فارسی) ستون و نوع داده را تعیین کنید. سپس عبارت محاسباتی مورد نظرتان را وارد نمایید. عبارت محاسباتی می­بایست بر اساس نام فیلد سایر ستون‌ها باشد. برای مثال اگر ستون‌های نمایش داده شده در شکل 24 مربوط به نتایج انتخاب شده از جدول تغییر کاربری باشند می‌توان یک ستون جدید ایجاد کرد که اختلاف و یا مغایرت مساحت قطعه جایگزین با مساحت قطعه اصلی را نمایش دهد. برای این کار یک ستون جدید با نام دلخواه اضافه کنید و نوع داده آن را Double انتخاب کنید. منظور از نوع داده Double این است که مقادیر این ستون از نوع عدد اعشاری خواهد بود. سپس عبارت زیر را بعنوان عبارت محاسباتی وارد نمایید و تنظیمات را اعمال کنید.

[LUChange.ReplacementArea] - [LUChange.CurrentArea]

با اعمال تنظیمات یک ستون جدید به جدول نتایج افزوده خواهد شد که مقدار آن برابر با نتیجه عبارت محاسباتی خواهد بود.

3-3-5 نمایش بر روی نقشه

چنانچه جدول نتایج موجود در پنجره نتایج مربوط به عوارض یک لایه باشد، این عوارض بر روی نقشه به­صورت یک لایه مجزا ترسیم می‌شوند. کاربر می‌تواند نحوه نمایش این عوارض را متناسب با نیاز خود تغییر دهد. نمایش عوارض ممکن است به صورت ساده و یا دسته بندی شده انجام شود. برای این منظور از منوی "گزینه‌ها" زیر منوی "نحوه نمایش" و سپس گزینه "تنظیمات نمایش" را انتخاب کنید. پس از انجام این کار متناسب با نوع لایه، پنجره تنظیمات مربوطه نمایش داده خواهد شد. شکل 25 یک نمونه از پنجره تنظیمات برای نمایش نتایج مربوط به لایه پرونده را نشان می‌دهد.

شکل 25: تنظیمات نحوه نمایش نتایج بر روی نقشه (نماد ساده)

در حالت نمایش ساده، برای کلیه عوارض خطی، سطحی و یا نقطه­ای یک نوع نماد تعیین می‌شود. متناسب با نوع عارضه مشخصات نماد (مانند اندازه، رنگ، الگوی خط، هاشور و ...) قابل تعیین می‌باشد.

نمایش دسته بندی شده، این امکان را می‌دهد که متناسب با مقادیر یکی از اقلام توصیفی، عوارض را دسته‌بندی نمود و سپس برای هر دسته یک نماد نمایشی مجزا تعیین کرد. شکل 26 نمونه تنظیمات نمایش عوارض لایه پرونده به­صورت دسته بندی بر اساس مقادیر فیلد نوع پرونده را نمایش می‌دهد.

شکل 26: تنظیمات نحوه نمایش نتایج بر روی نقشه ( دسته بندی)

دسته بندی عوارض به دو صورت مختلف قابل انجام است. در روش اول دسته‌ها بر اساس مقادیر منحصر بفرد یک فیلد تعیین می‌شوند، یعنی به ازای هر مقدار یک دسته ایجاد می‌شود. این نوع دسته‌بندی بیشتر مناسب فیلد‌هایی است که از نظر تعداد دارای مجموعه مقادیر محدودی باشند (مانند نوع پرونده، وضعیت پرونده، کاربری و ...). در روش دوم دسته‌ها بر اساس بازه‌های عددی تولید می‌شوند. یعنی اگر مقدار فیلد مورد نظر در محدوده بازه تعیین شده برای یک دسته قرار گرفت، عضو آن دسته در نظر گرفته می‌شود. این نوع دسته­بندی بیشتر مناسب فیلدهایی است که مجموعه مقادیر قابل قبول آن‌ها نامحدود و پیوسته باشد (مانند فیلد مساحت ، جمعیت و ...).

پس از تعیین نحوه نمادگذاری و اعمال تنظیمات، نمایش نتایج بر روی نقشه متناسب با این تنظیمات تغییر خواهد کرد. این تنظیمات تنها برای نتایج فعلی نمایش داده شده اعمال خواهد شد. نمادگزاری اعمال شده بر روی نتایج درفهرست لایه ها نیز نمایش داده می شود (شکل 27).

شکل 27: نحوه نمایش نتایج بر روی نقشه ( نمایش راهنما در فهرست لایه ها)

به منظور استفاده مجدد از این تنظیمات در آینده، می‌توان با استفاده از گزینه ذخیره واقع در منوی "نحوه نمایش" این تنظیمات را با نام دلخواه ذخیره نمود. تنظیمات ذخیره شده برای استفاده‌های بعدی به فهرست تنظیمات قابل اعمال افزوده خواهد شد. (شکل 28)

شکل 28: ذخیره کردن نحوه نمایش نتایج برای استفاده های بعدی

نحوه استفاده مجدد از این تنظیمات به این صورت است که چنان­چه نتایج جدیدی (مربوط به همان لایه) به پنجره نتایج افزوده شود، کاربر می‌تواند نام تنظیمات قبلی مورد نظر را از فهرست تنظیمات قابل اعمال، انتخاب کند تا نحوه نمایش مورد نظر اعمال شود.

نکته: باید یادآوری شود که نحوه نمایش بر اساس فیلدها و یا ستون‌های جدول نتایج (و نه لایه مربوطه) انجام می‌شود. یعنی این­که ممکن است ستون و یا فیلدی برای تعیین نحوه نمایش انتخاب شود که در لایه اولیه مربوط به نتایج موجود نباشد و به طریقه دیگری (مثلا افزودن فیلد محاسباتی و یا اتصال با جداول مرتبط) به نتایج افزوده شده باشد.

4. گزارش­گیری

در بخش قبل (نمایش و پردازش نتایج) کلیه کارهایی که با یک مجموعه رکورد اطلاعاتی (نتایج یک جستجو و یا رکورد‌های مرتبط با یک مجموعه نتایج دیگر) انجام می‌شود تا به نیاز اطلاعاتی کاربر پاسخ داده شود تشریح شد. در این بخش نحوه تولید گزارش از این نتایج و همچنین ذخیره روال تولید و اجرای مجدد گزارشات توضیح داده می‌شود.

4-1 جمع­بندی نتایج

با استفاده از گزینه جمع­بندی نتایج می­توانید برای ستون‌ (فیلد)های مورد نظرتان پارامترهای آماری (تعداد، مجموع، میانگین، کمترین، بیشترین و...) را در گروه‌های در نظر گرفته شده محاسبه کنید و نتایج مورد نظر خود را در پنجره جمع­بندی نتایج مشاهده نمایید.

شکل 29: جمعبندی نتایج (انتخاب ستون ها)

برای انجام جمع­بندی ابتدا باید اقلام مورد نیاز را مشخص کرد. ابتدا نام فیلد را انتخاب کنید. سپس در قسمت ستون ها  نوع عملگر مورد نظر بر روی مقادیر فیلد را تعیین کنید. عملگر مقدار، مقدار اصلی فیلد را در نظر می گیرد. با انتخاب دکمه "افزودن به ستون ها"، ستون مورد نظر را به فهرست ستون ها اضافه کنید. همین کار را برای فیلدهای دیگر نیز انجام دهید. در صورت استفاده از عملگرهای غیر از "مقدار"، می‌توانید جمعبندی به تفکیک یک یا چند فیلد را انجام دهید. برای این­کار نام فیلد را انتخاب کنید و با انتخاب دکمه "افزودن به دسته ها" عنوان فیلد مورد نظر را به فهرست دسته ها اضافه کنید. دقت کنید که اگر فیلدی را به عنوان دسته انتخاب کردید حتما باید نام فیلد با عملگر مقدار در فهرست ستون ها وجود داشته باشد و فیلدهای دیگر با عملگری بغیر از مقدار در فهرست ستون ها اضافه شده باشند.  برای مثال در (شکل 30) چنانچه بخواهید تعداد پرونده ها را  به تفکیک نوع نوع پرونده داشته باشید،  ابتدا فیلد نوع پرونده را با عملگر مقدار به ستون ها اضافه کنید. همین فیلد را به فهرست دسته ها اضافه کنید. سپس فیلد شناسه و یا ObjectId را با عملگر تعداد به فهرست ستون ها اضافه کنید. در قسمت مرتب­سازی هم می­توانید همین ستون را به ترتیب نزولی معرفی کنید. سپس بر روی دکمه انجام جستجو کلیک نمایید.

شکل 30: جمعبندی نتایج

با انجام جستجو در صورتی که اطلاعات وارد شده در پنجره جمعبندی از نظر دستوری مشکلی نداشته باشند، نتایج به صورت یک یک بخش (تب) مجزا در پنجره نتایج افزوده خواهد شد. (شکل 31)

شکل 31: نتایج جمعبندی

4-2 ایجاد نمودار

اگر بخواهید نتایج جمع­بندی ایجاد شده در مرحله قبل را به­صورت گرافیکی مشاهده کنید از گزینه  استفاده نمایید. در این صورت شما قادر به ایجاد نمودار از نتایج جمع­بندی خود خواهید بود. در پنجره باز شده ابتدا نوع نمودار (میله­ای، خطی، و یا پایچارت) را انتخاب کنید. سپس فیلد اولی که می­خواهید بر اساس آن دسته­بندی را انجام دهید (مثلا نوع پرونده) را انتخاب کنید و پس از آن فیلد دوم (تعداد) را انتخاب نمایید و دکمه اعمال را کلیک کنید (شکل 32).

شکل 32: ایجاد نمودار

در  شکل 33 نمونه یک نمودار پایچارت که تعداد پرونده ها  بر اساس نوع پرونده را نشان می دهد، نمایش داده شده است.

شکل 33: نمایش نمودار

4-3 ذخیره گزارش

به منظور ذخیره یک گزارش از رکوردهای مربوط به یک لایه یا جدول اطلاعاتی ابتدا باید این اطلاعات در قالب یک مجموعه نتایج در پنجره نتایج وجود داشته باشد. قبل از ذخیره گزارش می‌توان اعمالی مانند اتصال به جداول مرتبط، اعمال فیلتر،  افزودن ستون‌های محاسباتی، جکعبندی و تولید نمودار را متناسب با نیاز بر روی این نتایج انجام داد. برای ذخیره گزارش گزینه "ذخیره گزارش" را در بالای جدول نتایج کلیک کنید تا پنجره گزارش نمایش داده شود.

 

شکل 34: پنجره ذخیره گزارش

در این پنجره (شکل 34) ابتدا نام گزارش را تعیین کنید. به منظور دسته‌بندی گزارشات در فهرست گزارشات  می‌توانید نام دسته‌ای که گزارش در آن قرار می‌‌‌گیرد را مشخص نمایید.

به صورت پیش­فرض گزارش فقط برای استفاده کاربر جاری ذخیره خواهد شد. ولی چنانچه کاربر جاری مدیر سامانه باشد می‌تواند با انتخاب گزینه "ذخیره عمومی برای همه کاربران" گزارش را برای استفاده همه کاربران زیر مجموعه خود ذخیره کند.

انتخاب گزینه "هنگام اجرا پنجره جستجو نمایش داده شود" به کاربر این امکان را می‌دهد که گزارش را برای مجموعه رکوردهای مورد نظر خود اجرا کند. یعنی کاربر می‌تواند با تغییر شرایط جستجو رکوردهای ورودی به روال تولید گزارش را مشخص کند. با اجرای مجدد گزارش ذخیره شده، تمام مراحل تولید گزارش (جستجو، اتصال، فیلتر و...) نمایش داده می­شود. به­گونه­ای که می­توان از آخرین وضعیت اطلاعات موجود و یا مجموعه جدیدی از اطلاعات (که توسط ابزار جستجو مشخص می‌شود) برای تولید گزارش جدید استفاده نمود.

 

5. ویرایش

تداوم استفاده و کارایی یک سامانه اطلاعاتی نیازمند صحت و به‌روز بودن اطلاعات پایگاه داده آن می‌باشد. و این امر با پایش مداوم اطلاعات و ثبت تغییرات لازم در پایگاه داده توسط کارشناسان مسئول حاصل می‌شود. به منظور اعمال تغییرات در پایگاه داده سامانه مدیریت فرآیند کمیسیون ماده 5، کاربران می‌توانند متناسب با سطح دسترسی تعیین شده برای آن‌ها از ابزار ویرایش استفاده کنند. در ادامه ابزار­های مورد نیاز برای ویرایش مستقیم اطلاعات تشریح می‌شود.

5-1 ابزار ویرایش

با انتخاب ابزار ویرایش () از نوار ابزار اصلی، پنجره ویرایش نمایش داده می‌شود. شکل 35 ساختار کلی این پنجره را نمایش می‌دهد.

شکل 35: پنجره ویرایش اطلاعات

به منظور ویرایش اطلاعات ابتدا باید اقلام اطلاعاتی در این پنجره نمایش داده شوند. برای این منظور می‌توان از گزینه‌های "انتخاب از روی نقشه" و یا "جستجو" استفاده کرد. همچنین در حالتی که این پنجره باز باشد، نتایج  جستجوی سریع در این پنجره نمایش داده خواهد شد.

برای شروع کار ابزار  را انتخاب کنید. سپس بر روی عوارض روی نقشه کلیک کنید. پس از این کار عوارض محدوده کلیک شما در قسمت راست پنجره ویرایش (مانند استفاده از ابزار اطلاعات عارضه) به صورت یک ساختار درختی فهرست می‌شوند. عوارض یا رکوردهای اطلاعاتی مربوط به هر لایه یا جدول در یک شاخه با نام لایه یا جدول مربوط به خود دسته­بندی می‌شوند. شکل 36 نمونه این اطلاعات را نمایش می‌دهد.

شکل 36: پنجره ویرایش اطلاعات (انتخاب از روی نقشه)

با کلیک بر روی هر عارضه یا رکورد اطلاعاتی، فهرست اقلام اطلاعاتی آن در سمت چپ نمایش داده می‌شود. چنان­چه کاربر مجاز به ویرایش این اقلام باشد، می‌تواند آن‌ها را ویرایش نماید. با ویرایش هر قلم، قلم توصیفی مربوطه با رنگ قرمز هایلایت می­شود تا کاربر متوجه شود کدام اقلام را ویرایش کرده است. همچنین لایه یا جدول مربوطه نیز هایلایت می­شود تا مشخص باشد کدام یک از عوارض یا لایه‌ها تغییر کرده‌اند و نیاز به ذخیره سازی دارند (شکل 37).   

شکل 37: پنجره ویرایش اطلاعات (ویرایش اقلام توصیفی)

برای ذخیره تغییرات کافی است بر روی نام لایه و یا رکورد مورد نظر کلیک کنید و در صورت فعال بودن دکمه "ذخیره" () در نوار ابزار ویرایش (بالای فهرست رکوردها) از آن برای ذخیره تغییرات استفاده نمایید. پس از ذخیره کردن اطلاعات، اقلام اطلاعاتی رکورد یا رکوردهای ذخیره شده به منظور اطمینان از ذخیره­سازی درست مجددا بازیابی می‌شوند. علاوه بر این در هر زمان می‌توان با استفاده از دکمه "بازیابی" () اطلاعات یک رکورد را مجددا از روی پایگاه داده بازیابی نمود.

از دکمه "حذف" () واقع در نوارابزار ویرایش برای حذف یک رکورد و یا کلیه رکوردهای فهرست شده یک لایه یا جدول استفاده کنید. پس از انتخاب این دکمه یک سوال مبنی بر تایید حذف اطلاعات پرسیده می‌شود که در صورت تایید، اطلاعات مورد نظر از پایگاه داده حذف می‌شود.

برای افزودن رکورد جدید کافی است بر روی نام یک لایه یا جدول (و یا یکی از رکوردهای موجود از یک لایه یا جدول) کلیک کنید تا دکمه "رکورد جدید" () در نوار ابزار ویرایش فعال شود. با کلیک بر روی این دکمه یک رکورد خالی (و یا یک کپی از رکورد انتخاب شده) به فهرست لایه یا جدول مورد نظر افزوده می‌شود (شکل38).

شکل38: پنجره ویرایش اطلاعات (افزودن رکورد جدید)

پس از این‌که کلیه اقلام اطلاعاتی مورد نیاز رکورد جدید را وارد کردید با ذخیره آن، اطلاعات در پایگاه داده ثبت می‌شود. در مورد عوارض جدید، شکل هندسی عارضه نیز باید ترسیم شود که در بخش ویرایش هندسه عوارض تشریح شده است.

در کنار اقلام توصیفی معمولی که برای هر رکورد اطلاعاتی در نظر گرفته شده است، این امکان وجود دارد که مستندات دیگری نیز در قالب فایل به عنوان یک فیلد اطلاعاتی پیوست شود. این فایل‌های پیوست شده در هر زمان که نیاز باشد قابل دریافت (ِDownload) خواهند بود. شکل39 نمونه این پیوست ها را نمایش می دهد.

شکل39: پنجره ویرایش اطلاعات (پیوست‌ها)

5-2 ویرایش مکانی (ویرایش هندسه عوارض)

به­هنگام ویرایش یک عارضه، شکل هندسی (اطلاعات مکانی) آن را نیز می‌توان به عنوان یکی از اقلام اطلاعاتی آن عارضه ویرایش و یا در مورد عوارض جدید ترسیم نمود. برای شروع ترسیم یا ویرایش هندسه عارضه در حال ویرایش، لینک "ترسیم" یا "ویرایش هندسه" که در مقابل فیلد "شکل هندسی" قرار دارد را کلیک کنید تا پنجره ویرایش هندسه مانند شکل 40 نمایش داده شود. در این پنجره می‌توانید موقیعت مکانی یک عارضه را ترسیم و یا ویرایش نمایید.

شکل 40: پنجره ویرایش مکانی

برای ترسیم یک عارضه جدید از ابزار "ترسیم شکل جدید" () استفاده کنید. پس از انتخاب این ابزار بر روی نقشه شکل مورد نظر را ترسیم کنید. در حالتی که نوع عارضه نقطه‌ای باشد، با یک‌بار کلیک بر روی موقعیت عارضه، نقطه جدید ترسیم خواهد شد و در حالتی که عارضه از نوع خطی و یا سطحی باشد با هر بار کلیک یک رأس عارضه ترسیم خواهد شد. در این حالت برای پایان ترسیم خط یا چندضلعی از دابل کلیک استفاده کنید.

برای افزودن یک بخش جدید به عارضه (خطی یا سطحی) انتخاب شده بر روی نقشه می­توانید از ابزار "ترسیم بخش جدید" () استفاده کنید. با انتخاب این ابزار می­توانید مانند ابزار قبلی یک شکل جدید را ترسیم کنید با این تفاوت که این بار، شکل جدید ترسیم شده به­عنوان بخشی از عارضه انتخاب شده در نظر گرفته خواهد شد.

با استفاده از ابزار "انتخاب از روی نقشه" () می‌توانید از شکل هندسی عوارض موجود برای عارضه جدید کپی‌برداری کنید. بعد از انتخاب این ابزار پنجره اطلاعات عوارض نمایش داده می‌شود. چنانچه عارضه مورد نظر در فهرست عوارض این پنجره وجود نداشت، با کلیک بر روی عارضه (روی نقشه) آن را به پنجره اطلاعات اضافه کنید. سپس با چک زدن () کنار نام عارضه، آن را انتخاب کنید و تأیید نمایید تا شکل هندسی آن عارضه به عنوان شکل مورد ویرایش پنجره ویرایش هندسه قرار بگیرد.

با استفاده از ابزار "افزودن بخش جدید از روی نقشه" () می­توانید یک عارضه موجود در نقشه را به عارضه انتخاب شده اضافه کنید. به این صورت که پس از انتخاب این ابزار، یک عارضه را انتخاب نمایید تا در پنجره اطلاعات عوارض نمایش داده شود. سپس با چک زدن () کنار نام عارضه، آن را انتخاب نموده و پنجره اطلاعات را تأیید نمایید. با انجام این­کار و پس از ذخیره­سازی ویرایش انجام شده، عارضه جدید انتخاب شده از نظر هندسی به عارضه قبلی افزوده می­شود. به­گونه­ای که اگر با استفاده از پنجره اطلاعات بر روی عارضه قبلی کلیک نمایید، این­بار علاوه بر عارضه قبلی، عارضه جدید نیز به همراه آن انتخاب می­شود.

برای ویرایش رئوس یک شکل موجود می‌توانید از ابزار "ویرایش شکل" () استفاده کنید. پس از انتخاب این ابزار رئوس شکل ترسیم شده به صورت دایره‌های کوچکی نمایش داده می‌شود که می‌توانید هر یک از آن‌ها را توسط نشانگر ماوس جابجا کنید، با کلیک راست بر روی هر رأس، آن را حذف کنید و یا با جابجایی رأس‌های مجازی (که بین هر دو رأس موجود به صورت کمرنگ نمایش داده می‌شود)، رئوس جدیدی به شکل موجود اضافه کنید (شکل 41).

شکل 41: ویرایش رئوس شکل هندسی

برای جابجا کردن شکل هندسی، بر روی شکل ترسیم شده کلیک کنید و ضمن نگه داشتن دکمه چپ ماوس، شکل ترسیم شده را جابجا کنید.

علاوه بر این­که می‌توانید از نشانگر ماوس برای ترسیم و تغییر اشکال استفاده کنید، می‌توانید در قسمت مختصات، مختصات دقیق نقاط و رئوس اشکال را به صورت دستی وارد کنید. به هنگام ترسیم و یا جابجایی رئوس شکل های ترسیم شده می‌توانید با نگه داشتن کلید Ctrl و یا استفاده از ابزار () حالت اسنپ را فعال یا غیر فعال کنید.

با استفاده از ابزار () می­توانید اقدام به بریدن یک چندضلعی توسط یک خط نمایید (شکل 42). برای انجام این­کار پس از انتخاب ابزار، خط برش را ترسیم کنید تا چندضلعی در امتداد این خط بریده شود. به صورت پیش­فرض قسمت بزرگ­تر به عنوان محدوده جدید ویرایش در نظر گرفته می شود ولی می توان با استفاده از ابزار هر یک از بخش های دیگر را به عنوان شکل مورد ویرایش انتخاب کرد.

شکل 42: بریدن شکل هندسی

با استفاده از ابزار () می­توانید به جای ترسیم خط برش، آن را از پنجره اطلاعات عوارض انتخاب کنید.

با استفاده از ابزار () می­توانید اقدام به چسباندن دو یا چند محدوده چندضلعی نمایید. به این صورت که پس از انتخاب این ابزار پنجره اطلاعات باز می­شود و شما یک یا چند محدوده که می­بایست به محدوده جاری متصل شوند را انتخاب می‌کنید. سپس بر روی تأیید کلیک می­نمایید تا محدوده های مورد نظر تجمیع شوند.

5-3 ویرایش اطلاعات مرتبط

امکانات ویرایشی موجود در پنجره اطلاعات به کاربر امکان ویرایش اطلاعات مرتبط به رکورد مورد ویرایش را نیز به صورت سلسله مراتبی فراهم می‌کند. همچنین ابزارهای لازم برای برقراری و یا حذف ارتباط بین رکورهای مورد ویرایش و سایر اطلاعات موجود در پایگاه داده در این پنجره وجود دارد.

شکل 43 :ویرایش اطلاعات مرتبط

به عنوان نمونه شکل 43 نحوه ویرایش اطلاعات نظر کمیسیون ماده 5 مرتبط با یک پرونده را نمایش می‌دهد. برای ذخیره می‌توان فقط تغییرات رکورد مربوط به نظر کمیسیون ماده 5 را ذخیره کرد و یا این­که با انتخاب رکورد پرونده و ذخیره آن، کلیه تغییرات اطلاعات پرونده و همچنین ارتباطات زیر مجموعه آن را ذخیره کرد.

برای افزودن یک رکورد مرتبط جدید کافی است بر روی رابطه مورد نظر دابل کلیک کنید تا ابزارهای مربوطه فعال شوند. پس از فعال شدن این ابزارها از دکمه "رکورد جدید" () برای افزودن یک رکورد خالی جدید که مرتبط با رکورد اصلی است استفاده کنید (شکل 44).

شکل 44: ویرایش اطلاعات مرتبط (افزودن رکورد جدید)

برای افزودن رکورد مرتبط که در جداول یا لایه‌های دیگر موجود هستند بر روی رابطه مورد نظر دابل کلیک کنید تا ابزارهای مربوطه فعال شوند. پس از فعال شدن ابزارها می‌توانید از دکمه "انتخاب اطلاعات مرتبط از روی نقشه" () و یا دکمه "انتخاب اطلاعات مرتبط از طریق جستجو" () به منظور تعیین رکوردهای مرتبط استفاده کنید.

در حالت اول بعد از انتخاب  بر روی نقشه و عوارض مورد نظر کلیک کنید تا فهرست عوارض انتخاب شده اطلاعات نمایش داده شود. رکوردهای قابل انتخاب با نمایش یک گزینه چک () در کنار نامشان مشخص خواهند بود(شکل 45). لازم نیست که این رکورد‌ها مستقیما انتخاب شوند، بلکه می‌توان از طریق دنبال کردن روابط موجود بین اطلاعات به رکوردهای مورد نظر رسید. با انتخاب رکوردهای مورد نظر و تایید انتخاب، آن‌ها به رکورد مورد ویرایش مرتبط خواهند شد.

شکل 45: ویرایش اطلاعات مرتبط (انتخاب رکوردهای مرتبط)

به­منظور حذف ارتباط بین عوارض از دکمه "حذف رابطه" () استفاده کنید. حذف رابطه فقط ارتباط بین عوارض را حذف می‌کند، و اطلاعات اصلی در جداول خود باقی می‌مانند. دقت کنید که در مواقعی که نیاز به این اطلاعات مرتبط وجود ندارد از دکمه "حذف" () استفاده کنید تا ضمن حذف رابطه، اطلاعات غیر ضروری در جداول مرتبط باقی نمانند.

5-4 سوابق ویرایش

با کلیک بر روی دکمه  در پنجره ویرایش اطلاعات می‌توان فهرست کلیه تغییرات اعمال شده بر روی جدول یا رکورد مورد نظر را مشاهده نمود. شکل 46 نمونه پنجره نمایش سوابق ویرایش را نمایش می‌دهد.

شکل 46: نمایش سوابق ویرایش

در این پنجره می‌توان سوابق تغییرات انجام شده بر روی یک جدول را مشاهده نمود. همچنین در این پنجره می‌توان متناسب با نام کاربر، نام جدول، نوع عملیات ویرایش، شناسه رکورد خاص و تاریخ ویرایش، فهرست نمایش داده شده را فیلتر نمود. با انتخاب جزئیات در هر سطر، می توان فهرست اقلام اطلاعاتی تغییر کرده و مقادیر تغییر داده شده را نیز مشاهده کرد.

6. فرآیندها

در این سامانه منظور از فرآیند (Workflow) عبارت است از مجموعه فعالیت‌های تفکیک شدهای که طی مراحلی با ترتیب مشخص توسط اشخاص مسئول به منظور رسیدن به هدفی خاص بر روی اطلاعات مورد نظر انجام می‌شود.

روال کار یک فرآیند به این صورت است که در مرحله (گام) نخست یک کاربر که مجاز به شروع آن فرآیند خاص است، فرآیند را آغاز می کند. در شروع فرآیند اقدامات اولیه مورد نیاز انجام می‌شود و ادامه کار فرآیند به کاربر دیگر واگذار می‌شود. در هر مرحله کاربر مسئول، اقدامات لازم را انجام می‌دهد و متناسب با نوع اقدام، فرآیند را برای کاربر دیگر ارسال می‌کند تا فرآیند به انتها برسد.  

6-1 مدیریت فرآیندها

انتخاب نماد () از نوار ابزار اصلی، پنجره مدیریت فرآیندها را نمایش می‌دهد (شکل47).

شکل47: مدیریت فرآیندها

در این پنجره فهرست فرآیندهای مختلف سامانه در حوزه‌های مختلف کاری نمایش داده می‌شود. در حال حاضر دو نوع فرآیند (فرآیند کمیسیون ماده 5 و فرآیند درخواست ثبت ویرایش) در سامانه وجود دارد. با انتخاب نام هر فرآیند، کلیه فرآیندهایی از نوع فرآیند انتخاب شده که کاربر در آن‌ها دخالتی داشته و یا دارد، در سه دسته "ورودی"، "در دست اقدام" و "پایان یافته" نمایش داده می‌شود. فرآیندهایی که برای کاربر جاری ارسال شده‌اند و منتظر اقدام از طرف او هستند در دسته "ورودی" قرار می‌گیرند. به منظور آگاهی کاربر از اینکه آیا کاری (فرآیندی) به منظور اقدام توسط او برای او ارسال شده است یا نه، تعداد فرآیندهای ورودی هر حوزه کاری در کنار نام آن نمایش داده می‌شود. کاربر می‌تواند با استفاده از دکمه "بازیابی مجدد" () از آخرین درخواست‌های رسیده آگاه شود. آن دسته از فرآیندهایی که کاربر جاری در مرحله‌ای از آن اقدامی انجام داده است در دسته "در دست اقدام" فهرست می‌شوند. کاربر جاری می‌تواند وضعیت یک فرآیند و مجری فعلی آن را در این فهرست مشاهده کند. فرآیندهایی نیز که کاربر در آن‌ها دخالت داشته است و به پایان رسیده­اند در بخش "پایان یافته" نمایش داده می‌شوند.


 

6-2 فرآیند کمیسیون ماده 5

کلیه مراحل گردش یک پرونده در کمیسیون ماده 5 از طریق این فرآیند انجام می شود. توسط این فرآیند اطلاعات مربوط به یک پرونده در هر مرحله توسط افراد مجاز ثبت می‌شود. ساختار کلی گرش کار فرآیند کمیسیون ماده 5 در شکل 48 نمایش داده شده است.

شکل 48: فرآیند کمیسیون ماده 5

چانچه کاربری مجاز به شروع این فرآیند باشد می‌تواند با کلیک بر روی دکمه ()، فرآیند جدید را ایجاد نماید. مراحل مختلف این فرآیند به شرح زیر است.

6-2-1 شروع (ثبت درخواست - تشکیل پرونده)

پس از انتخاب دکمه (  پنجره خصوصیات فرآیند نمایش داده می‌شود. شکل 49 نمونه این پنجره که مربوط به شروع فرآیند با نام "فرآیند کمیسیون ماده 5" می‌باشد را نمایش می‌‌دهد. معمولا تشکیل پرونده در شهرداری صورت می‌گیرد.

شکل 49: ثبت درخواست- فرآیند کمیسیون ماده 5

در این پنجره در قسمت گردش کار نوع اقدام و گیرنده پرونده (یعنی کسی که بعد از تکمیل این مرحله پرونده را دریافت می کند) به صورت خود کار تکمیل می‌شود. در صورت نیاز می توانید گیرنده پرونده را تغییر دهید.

جزئیات پرونده و سایر اطلاعات را باید در قسمت "عملیات:" (شکل 50) تکمیل کنید.

 

شکل 50: ثبت درخواست- ویرایش اطلاعات

در این قسمت، ابزار  را کلیک کنید تا پنجره ابزار ویرایش نمایش داده شود. در پنجره ابزار ویرایش می‌توانید با استفاده از ابزارهای موجود کلیه تغییرات و ویرایش­های لازم را انجام دهید. شکل 51 نمونه این پنجره برای یک پرونده از نوع تغییر کاربری را نمایش می دهد.

شکل 51: ثبت اطلاعات پرونده جدید در پنجریه ویرایش اطلاعات

در این پنجره یک رکورد جدید در جدول پرونده ایجاد می شود که باید اطلاعات آن را تکمیل کنید(در صورت نیاز به ابزار ویرایش رجوع کنید). علاوه بر اطلاعات خود پرونده اطلاعات تغییر کاربری را ( که در یک جدول مرتبط دیگر نگهداری می شوند) نیز باید وارد کنید. برای اینکار ابتدا بر روی زیرشاخه تغییر کاربری دابل کلیک کنید و پس از فعال شدن ابزار "رکورد جدید" ()، آنرا کلیک کنید تا یک رکورد جدید در جدول تغییر کاربری ایجاد شود. حال اطلاعات آنرا نیز تکمیل کنید (شکل 52).

شکل 52:ثبت اطلاعات پرونده جدید در پنجریه ویرایش اطلاعات (2)

پس از تکمیل اطلاعات دکمه ذخیره ()  را کلیک کنید. در صورتی که بعضی از اطلاعات لازم را تکمیل نکرده باشید، سامانه از شما تاییدیه ای دریافت می‌کند و اطلاعات را در پنجره ویرایش فرآیند ثبت می کند (شکل 53). سپس پنجره ویرایش را ببندید.

شکل 53:ثبت اطلاعات پرونده جدید در پنجره ویرایش اطلاعات (3)

در ادامه می توانید در صورت نیاز در بخش های توضیحات و پیوست ها، نیز اطلاعات لازم را وارد کنید. دقت کنید که این اطلاعات (توضیحات و پیوست ها) فقط مربوط به اقدامات انجام شده توسط کاربر می باشد. انتخاب دکمه "انجام شود" اطلاعات این مرحله را ذخیره می کند. پس از این کار اطلاعات پرونده جدید در پایگاه داده ذخیره می‌شود و پرونده برای ادامه کار برای گیرنده ارسال می‌شود.

6-2-2 منتظر تشکیل پرونده توسط شهرداری

مجری: دبیرخانه شهرداری

اقدامات:

-         ارسال پرونده به دبیرخانه کمیسیون ماده 5

6-2-2-1      ارسال پرونده به دبیرخانه کمیسیون ماده 5

مرحله بعد: منتظر بررسی پرونده توسط کارشناس

 

 

6-2-3 منتظر بررسی پرونده توسط کارشناس

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         درخواست ارسال مدارک مورد نیاز

-         رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 1

-         درخواست تکميل پرونده (1)

-         تاييد کارشناس و ارجاع به کميته فني

در این مرحله پس از ثبت اولیه و تشکیل پرونده توسط شهرداری، پرونده توسط کارشناس دبیرخانه کمیسیون ماده 5 بررسی می شود و متناسب با پرونده یکی از اقدامات مورد نیاز را انجام می دهد.

در ادامه اقدامات قابل انجام در این مرحله تشریح می شود. با انتخاب هر نوع اقدام ممکن است نیاز به تکمیل اطلاعات مورد نیاز وجود داشته باشد که باید توسط کاربر به نرم افزار معرفی شود.

6-2-3-1      درخواست ارسال مدارک مورد نیاز

مرحله بعد: منتظر تشکیل پرونده توسط شهرداری

 

 

6-2-3-2      رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 1

مرحله بعد: پرونده رد شده

6-2-3-3      درخواست تکميل پرونده (1)

مرحله بعد: تکميل پرونده 1

6-2-3-4      تاييد کارشناس و ارجاع به کميته فني

مرحله بعد: منتظر ثبت نتیجه جلسه کميته فني

 

6-2-4 پرونده رد شده

مجری:-

اقدامات:-

 

6-2-5 تکميل پرونده 1

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         ارسال استعلام يا درخواست تکميل پرونده1/ ثبت نظر دريافتي از سازمان 1

-         تکميل پرونده 1

6-2-5-1      ارسال استعلام يا درخواست تکميل پرونده1/ ثبت نظر دريافتي از سازمان 1

مرحله بعد: تکميل پرونده 1

 

6-2-5-2      تکميل پرونده 1

مرحله بعد: منتظر بررسی پرونده توسط کارشناس

 

6-2-6 منتظر ثبت نتیجه جلسه کميته فني

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 2

-         درخواست تکميل پرونده 2

-         ارسال نظريه کميته فني به کميسيون ماده 5

6-2-6-1      رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 2

مرحله بعد: پرونده رد شده

6-2-6-2      درخواست تکميل پرونده 2

مرحله بعد: تکميل پرونده 2

6-2-6-3      ارسال نظريه کميته فني به کميسيون ماده 5

مرحله بعد: منتظر ثبت نتیجه جلسه کميسيون ماده 5

6-2-7 تکميل پرونده 2

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         ارسال استعلام يا درخواست تکميل پرونده2/ ثبت نظر دريافتي از سازمان 2

-         تکميل پرونده 2

6-2-7-1      ارسال استعلام يا درخواست تکميل پرونده2/ ثبت نظر دريافتي از سازمان 2

مرحله بعد: تکميل پرونده 2

6-2-7-2      تکميل پرونده 2

مرحله بعد: منتظر ثبت نتیجه جلسه کميته فني

 

6-2-8 منتظرثبت نتیجه جلسه کميسيون ماده 5

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 3

-         درخواست تکميل پرونده3

-         تاييد و ارسال پرونده به دفتر نظارت(عدم وجود مغايرت اساسي)

-         عدم تاييد و ارسال پرونده به دفتر نظارت (وجود مغايرت اساسي)

6-2-8-1      رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 3

مرحله بعد: پرونده رد شده

6-2-8-2      درخواست تکميل پرونده 3

مرحله بعد: تکميل پرونده 3

6-2-8-3      تاييد و ارسال پرونده به دفتر نظارت(عدم وجود مغايرت اساسي)

مرحله بعد: منتظر بررسي پرونده تاييد شده

6-2-8-4      عدم تاييد و ارسال پرونده به دفتر نظارت (وجود مغايرت اساسي)

مرحله بعد: منتظر بررسي پرونده رد شده

 

6-2-9 تکميل پرونده 3

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         ارسال استعلام يا درخواست تکميل پرونده3/ ثبت نظر دريافتي از سازمان 3

-         تکميل پرونده 3

6-2-9-1      ارسال استعلام يا درخواست تکميل پرونده3/ ثبت نظر دريافتي از سازمان 3

مرحله بعد: تکميل پرونده 3

 

6-2-9-2      تکميل پرونده 3

مرحله بعد: منتظر ثبت نتیجه جلسه کميسيون ماده 5

 

6-2-10                منتظر بررسي پرونده تاييد شده

مجری: دفتر نظارت بر طرح های توسعه شهری وزارتخانه

اقدامات:

-    مخالفت با تأييده کميسيون ماده 5 و ارجاع به دبيرخانه کميسيون ماده 5 جهت درخواست رفع ابهام از شوراي برنامهريزي و توسعه استان

-         گذشت 21 روز از دريافت پرونده از دبيرخانه کميسيون ماده 5-تاييد خودکار

6-2-10-1 مخالفت با تأييده کميسيون ماده 5 و ارجاع به دبيرخانه کميسيون ماده 5 جهت درخواست رفع ابهام از شوراي برنامهريزي و توسعه استان

مرحله بعد: منتظر بررسي شوراي برنامه ريزي و توسعه استان

6-2-10-2 گذشت 21 روز از دريافت پرونده از دبيرخانه کميسيون ماده 5-تاييد خودکار

مرحله بعد: منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه کميسيون ماده پنج

6-2-11                منتظر بررسي پرونده رد شده

مجری: دفتر نظارت بر طرح های توسعه شهری وزارتخانه

اقدامات:

-    مخالفت با رد پرونده در کميسيون ماده 5 و ارجاع به دبيرخانه کميسيون ماده 5 جهت درخواست رفع ابهام از شوراي برنامهريزي و توسعه استان

-         مخالفت با رد پرونده در کميسيون ماده 5 و ارجاع به دبيرخانه کميسيون ماده 5

-         گذشت 21 روز از دريافت پرونده از دبيرخانه کميسيون ماده 5 - عدم تاييد

6-2-11-1 مخالفت با رد پرونده در کميسيون ماده 5 و ارجاع به دبيرخانه کميسيون ماده 5 جهت درخواست رفع ابهام از شوراي برنامهريزي و توسعه استان

مرحله بعد: منتظر بررسي شوراي برنامه ريزي و توسعه استان

6-2-11-2 مخالفت با رد پرونده در کميسيون ماده 5 و ارجاع به دبيرخانه کميسيون ماده 5

مرحله بعد: منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه کميسيون ماده پنج

6-2-11-3 گذشت 21 روز از دريافت پرونده از دبيرخانه کميسيون ماده 5 - عدم تاييد

مرحله بعد: پرونده رد شده منتظر ارسال نامه رد درخواست

6-2-12                منتظر بررسي شوراي برنامه ريزي و توسعه استان

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         رد پرونده و اعلام مصوبات به استان

-         درخواست رفع ابهام از شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

6-2-12-1 رد پرونده و اعلام مصوبات به استان

مرحله بعد: پرونده رد شده

6-2-12-2 درخواست رفع ابهام از شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

مرحله بعد: منتظر بررسي شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

6-2-13                منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه کميسيون ماده پنج

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         تهيه نقشه، ابلاغ  نقشه ها و مصوبات به استان توسط دبيرخانه کميسيون ماده 5

6-2-13-1 تهيه نقشه، ابلاغ  نقشه ها و مصوبات به استان توسط دبيرخانه کميسيون ماده 5

مرحله بعد: پرونده تاييد شده

6-2-14                منتظر بررسي شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

مجری: دبیرخانه شورای عالی شهرسازی و معماری ایران

اقدامات:

-         تایید و ارسال برای تهیه نقشه جایگزین

-         اعلام مغايرت به استان و توقف پرونده

6-2-14-1 تایید و ارسال برای تهیه نقشه جایگزین

مرحله بعد:  منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

6-2-14-2 اعلام مغايرت به استان و توقف پرونده

مرحله بعد: پرونده رد شده

6-2-15      منتظر تهيه نقشه جايگزين توسط دبيرخانه شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

مجری: دبیرخانه شورای عالی شهرسازی و معماری ایران

اقدامات:

-    تهيه نقشه، ابلاغ نقشه ها و مصوبات به استان توسط دبيرخانه شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

6-2-15-1 تهيه نقشه، ابلاغ نقشه ها و مصوبات به استان توسط دبيرخانه شوراي عالي شهرسازي و معماري ايران

مرحله بعد: پرونده تاييد شده

6-2-16                پرونده تاييد شده

مجری: -

اقدامات: -

6-2-17                پرونده رد شده منتظر ارسال نامه رد درخواست

مجری: دبیرخانه کمیسیون ماده 5

اقدامات:

-         رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 4

6-2-17-1 رد پرونده و ارسال نامه رد درخواست به سازمان ها 4

مرحله بعد: پرونده رد شده

 

6-3 فرآیند درخواست ثبت ویرایش

چنانچه کاربر مجاز به شروع فرآیند در خواست ثبت ویرایش باشد، با کلیک بر روی دکمه ( می تواند فرآیند را شروع کند. توسط این فرآیند یک کاربر که مجاز به ویرایش مستقیم پایگاه داده نیست، می‌تواند تغییرات مورد نیازش را برای ثبت در پایگاه داده برای یک کاربر مجاز ارسال کند. گردش کلی این فرآیند در شکل 54 نمایش داده شده است.

شکل 54: فرآیند درخواست ثبت ویرایش

مراحل این فرایند به شرح زیر می­باشد:

6-3-1 شروع (تعیین تغییرات و ارسال برای ثبت):

پس از انتخاب دکمه (  پنجره خصوصیات فرآیند نمایش داده می‌شود. شکل 55 نمونه این پنجره که مربوط به شروع فرآیند با نام "درخواست ثبت ویرایش" می‌باشد را نمایش می‌‌دهد.

شکل 55: شروع فرآیند درخواست ثبت ویرایش

پنجره خصوصیات فرآیند دارای چند بخش است. مشخصات کلی فرآیند مانند نام فرآیند، نام مرحله (گام) فعلی، نوع اقدامات قابل انجام و نام کاربر گیرنده در بخش "گردش کار" نمایش داده می‌شود. در قسمت گردش کار نوع اقدام و کاربر گیرنده (تایید کننده تغییرات درخواستی) را مشخص کنید. در بخش عملیات با استفاده از ابزار ویرایش، فهرست تغییرات را تعیین کنید. برای این کار دکمه "ابزار ویرایش" را کلیک کنید تا پنجره ابزار ویرایش نمایش داده شود. در این پنجره می‌توانید با استفاده از ابزارهای موجود کلیه تغییرات و ویرایش­های لازم را انجام دهید. تفاوت این حالت با حالت ویرایش مستقیم این است که با هر بار ثبت تغییرات (ذخیره یا حذف) به جای این­که تغییرات در پایگاه داده ذخیره شود به صورت یک فهرست درخواستی در پنجره مربوط به فرآیند افزوده می‌شود.

 

شکل 56: فرآیند درخواست ثبت تغییرات (فهرست تغییرات)

در شکل 56، نمونه درخواست ذخیره برای تغییرات در اطلاعات توصیفی یک پرونده به فهرست تغییرات افزوده شده‌ است. کاربر می‌تواند با کلیک مجدد بر روی دکمه "ابزار ویرایش" درخواست‌های دیگری به این فهرست اضافه کند و یا با استفاده از دکمه "حذف از فهرست" در پایین هر درخواست، آن را از فهرست حذف کند. با کلیک بر روی دکمه "انجام شود" این فرآیند برای کاربر گیرنده (تایید کننده تغییرات) ارسال می‌شود.

علاوه بر اطلاعاتی که واسط کاربری فرآیند در خواست ثبت ویرایش برای ثبت در پایگاه داده از کاربر دریافت می‌کند، کاربر می‌تواند توضیحاتی تکمیلی را در قسمت "توضیحات" (شکل 57) وارد کند.

شکل 57: فرآیند درخواست ثبت تغییرات (توضیحات)

متنی که کاربر در قسمت توضیحات وارد می‌کند، در پایگاه داده اطلاعات مکانی ذخیره نمی‌شود، بلکه فقط به عنوان سوابق مربوط به مرحله جاری از فرآیند در حال انجام، ذخیره و در مراحل بعدی به کاربران نمایش داده می‌شود.

مانند بخش توضیحات، کاربران می‌توانند علاوه بر اطلاعاتی که از آن‌ها به منظور انجام عملیات دریافت می‌شود، مستنداتی را نیز در قالب فایل به فرآیند مورد نظر پیوست کند. لازم به ذکر است که پیوست مستندات در این بخش الزامی نیست ولی ممکن است واسط کاربر مربوط به بخش "عملیات" پیوست مستندات خاصی را الزام کند.

شکل 58: فرآیند درخواست ثبت تغییرات (پیوست‌ها)

شکل 58 صفحه مربوط به پیوست فایل را نشان می‌دهد. در این پنجره کاربر می‌تواند با انتخاب فایل مورد نظر و وارد کردن توضیحات مربوط به آن و سپس کلیک بر روی دکمه "افزودن به فهرست پیوست‌ها"، آن فایل را به فرآیند جاری پیوست کند.

6-3-2 منتظر تایید و ثبت تغییرات:

گروه مجری: تایید کننده

در این مرحله درخواست تغییرات برای کاربر تأیید کننده رسیده است و در پنجره مدیریت فرآیندها، فرآیندهای رسیده برای کاربر جاری در قسمت "ورودی" به صورت یک جدول نمایش داده می‌شود. در این جدول شناسه فرآیند، وضعیت آن، فرستنده، تاریخ شروع، تاریخ دریافت و کاربر شروع کننده آن نمایش داده می‌شود. در ابتدای هر سطر از جدول یک لینک با نام "بررسی و اقدام" وجود دارد که با کلیک بر روی آن پنجره خصوصیات فرآیند نمایش داده می‌شود که در آن کاربر می‌تواند اقداماتی که به او محول شده است را انجام دهد.

کاربر با بررسی تغییرات درخواست شده می‌تواند هر یک از آن‌ها را تأیید و یا رد کند (شکل 59). در صورتی که همه درخواست‌ها تایید شده باشد، کاربر می‌تواند با انتخاب نوع اقدام "تأیید و ثبت تغییرات" و ذخیره فرآیند، تغییرات درخواستی را در پایگاه داده اعمال کند. و در صورت عدم تأیید همه تغییرات، باید نوع اقدام "بازگشت" را انتخاب کند و دکمه ذخیره فرآیند را کلیک کند تا فرآیند برای اصلاح یا انصراف به کاربر درخواست کننده ارسال شود.

شکل 59: فرآیند درخواست ثبت تغییرات (تایید یا برگشت برای اصلاح)

علاوه بر بخش‌های "گردش کار"، "عملیات"، "توضیحات" و "پیوست‌ها"، یک بخش با نام "سابقه" در این پنجره وجود دارد که کلیه اعمالی که قبلا توسط کاربران مختلف بر روی این فرآیند انجام شده است را نمایش می‌دهد.

شکل60 نمونه­ای از پنجره سوابق را نمایش می‌دهد. کاربر می‌تواند ضمن مرور کارهای انجام شده بر روی فرآیند مورد نظر نسبت به ادامه کار تصمیم‌های لازم را بگیرد. 

شکل60: فرآیند درخواست ثبت تغییرات (مشاهده سوابق)

6-3-3 بازبینی و ارسال مجدد برای ثبت

گروه مجری: ویرایش کننده

چنانچه کاربر تأیید کننده به هر علتی یک یا چند مورد از موارد درخواست ویرایش را رد کرده باشد، در این مرحله ویرایشگر می‌تواند با انتخاب نوع اقدام "انصراف" از ادامه فرآیند منصرف شود و یا با انجام تغییرات لازم، درخواست را برای تأیید و اعمال، مجددا ارسال کند.

توجه: منظور از انتخاب نوع اقدام "انصراف" در این مرحله این است که کاربر از ادامه فرآیند منصرف می‌شود و فرآیند به پایان می‌رسد. دکمه انصراف در پایین این پنجره فقط موجب بسته شدن پنجره بدون ثبت تغییرات و یا ارسال فرآیند می‌شود. و کاربر می‌تواند در آینده مجددا این فرآیند را بررسی کند و اقدام لازم را انجام دهد.

7. مدیریت کاربران و تنظیم دسترسی‌ها

مدیریت کاربران در این سامانه بر اساس یک ساز و کار نقش مبنا می‌باشد. هر کاربر در سامانه دارای یک یا چند نقش مجزا خواهد بود. هر یک از نقش­ها متناسب با تعریف، دارای دسترسی‌های مشخصی به بخش­های مختلف سامانه می‌باشد. دسترسی هر کاربر به بخش­های مختلف سامانه و اطلاعات پایگاه داده بر اساس عضویت آن کاربر در نقش­های مختلف سامانه تعریف می‌شود.

به منظور فراهم آوردن امکان استفاده هر یک از کارکنان از سامانه لازم است یک حساب کاربری برای هر فرد تعریف شود. پس از تعریف کاربر می‌بایست دسترسی کاربر به بخش­های مختلف سامانه را از طریق عضویت آن کاربر در نقش­های تعریف شده فراهم نمود. در ادامه‌ این بخش نحوه‌ تعریف کاربر جدید در سامانه، ایجاد نقش جدید و انتصاب کاربر به نقش‌های مربوطه تشریح می‌شود.

7-1 تعریف یا ویرایش اطلاعات کاربری

به منظور مدیریت اطلاعات کاربران از منوی مدیریت، و بخش امنیت زیر منوی کاربران را انتخاب.

شکل 61: مدیریت کاربران

بخش مدیریت کاربران امکان ویرایش کاربران و ایجاد کاربران جدید را برای کاربر (مجاز) فراهم می‌نماید. برای ویرایش کاربران موجود بر روی لینک Edit در کنار اطلاعات هر کاربر کلیک کنید. به منظور ایجاد کاربر جدید بر روی دکمه‌ کاربر جدید کلیک کنید. با انتخاب این دکمه صفحه‌­ای مانند شکل62 نمایش داده خواهد شد. در این مرحله لازم است اطلاعات کاربر مورد نظر تعیین شود. پس از وارد نمودن یا ویرایش اطلاعات، دکمه‌ی Save را کلیک کنید.

شکل62: ایجاد یا ویرایش اطلاعات کاربر

7-2 تعیین عضویت کاربران در نقش‌های مختلف

جهت تعیین عضویت یک کاربر در یک نقش می‌بایست آن کاربر را به لیست کاربران آن نقش افزود. توجه به این نکته ضروری است که یک کاربر ممکن است در سامانه دارای چند نقش مختلف باشد و در نتیجه می‌بایست به لیست کاربران هر یک از آن نقش‌ها افزوده شود. به منظور تعیین عضویت کاربران در نقش­های مختلف از منوی مدیریت، و بخش امنیت زیر منوی کاربران نقش‌ها را انتخاب کنید (شکل63). قابل ذکر است که این قابلیت تنها در اختیار مدیران سامانه می‌باشد.

شکل63: مدیریت کاربران نقش‌ها

با انتخاب گزینه‌ی Edit مربوط به هر یک از نقش‌ها می‌توان کاربران عضو آن نقش را انتخاب کرده و یا حذف نمود. برای اینکه یک کاربر بتواند نقشه پایه را ببیند، حداقل باید عضو یک نقش (مجاز) باشد.

8. مدیریت دسترسی فرآیندها

به منظور مدیریت دسترسی به فرآیندها دو فعالیت مشخص می‌بایست انجام شود:

·         فراهم آوردن امکان آغاز یک فرآیند

·         تعیین مالکین (دارنده) فرآیند در هر گام

در واقع بر اساس تعریف سامانه، یک فرآیند از چندین گام اجرایی تشکیل شده است که در هر گام یک گروه از کاربران به عنوان دارنده یا مالک فرآیند در آن گام مطرح می‌شوند. همچنین تنها کاربران ویژه‌ای امکان آغاز یک فرآیند جدید را دارا می‌باشند.

8-1 تعیین آغاز کننده‌ فرآیند

جهت تعیین آغاز کننده‌ فرآیند لازم است مدیر سامانه کاربر مورد نظر را به عضویت نقشی درآورد که اعضای آن امکان آغاز فرآیند مورد نظر را داشته باشند. به این منظور از منوی مدیریت، و بخش امنیت زیر منوی کاربران نقش‌ها را انتخاب کنید. سپس نقش مورد نظر را انتخاب نمایید و کاربران مربوطه را به کاربران آن نقش بیافزایید.

8-2 تعیین مالکین فرآیند در هر گام

به منظور تعیین مالکین فرآیند در هر گام از منوی مدیریت و بخش فرآیند، زیر منوی مالکین فرآیند در هر گام را انتخاب کنید (شکل 64).

شکل 64: تعیین مالکین فرآیند در هر گام

در این صفحه متناسب با انتخاب نام یک فرآیند تمامی گروه‌های کاربران مسئول در هر گام مربوطه مشخص می‌شوند. در ادامه لازم است کاربران مورد نظر برای هر گروه انتخاب شوند. در این راستا گروه مالکین مورد نظر در جدول ویرایش می‌شود. با انتخاب لینک ویرایش مربوط به یک گروه صفحه‌ جدیدی باز می‌شود (شکل 65). در این صفحه می‌توان کاربران مورد نظر را انتخاب نمود.

شکل 65: تعیین کاربران مالک فرآیند در یک گام مشخص

 

 



[1] Open Street Map